إذا أردت أن تنجز ركز .

لتحقيق أي هدف نبدأ دائمًا بوضع خطة معينة و غالباً فأنت تقول ضمنيا أنك لست مؤهل بعد لتحقيق هذا الهدف لذا، وللقضاء على هذه الحالة :

كن كالماء يتحمل أثقل الأحمال على سطحه ، و يحوي أثمن الأشياء في باطنه ، وإذا نزل على أرضِ ميتة أحياها ، و إذا اعترضته صخرة دار حولها ، و لايتأثّر بالمظاهر سواء قدمته في أكوابٍ من ذهبٍ أو أكواب من فخارٍ فإنه لن يتغير ، سيبقى ماء .

لا يوجد أبداً وقتا كافيا لعمل كل شيء ، لكن يوجد دائما وقت كافي لعمل الأشياء الأكثر أهمية .

لا يوجد وقت كافي لعمل كل شيء، تقبل هذه الحقيقة ببساطة.

من الضروري التركيز على الأشياء الأكثر أهمية .

وإذا فعلت ذلك في كل من عملك وحياتك الشخصية، فإنك ستنجز أكثر بحسن إدارة الوقت.

ركز على مهمتك ، صف ذهنك تجاهل أي شيء آخر. فالتوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هى عليه.

يمكنك التحكم في صفائك الذهنى بحيث لا تجعل الضغوط الخارجية تؤثر عليك .

تفهم جيداً ما يجب عليك فعله وقم به في هدوء وراحة وثقة .

لا تحاول أن تنشد الكمال. فمن السهل أن تقع في فخ المحاولات لجعل العمل أفضل قليلاً .

في أغلب الأحيان تؤثر محاولات تحسين العمل فى النتيجة العامة، بالإضافة إلى زيادة استهلاك الوقت والمجهود بدون داعي.

تقبل عيوب إنتاجك لأنها طبيعة بشرية .

من الغير المفيد لوم نفسك ، وعندما يقل معدل إنتاجك فإنك تحتاج للتوقف وإعادة التفكير .

لا تفكر في محاولاتك الفاشلة السابقة، تقبلها لأنها ببساطة طبيعة البشر. واصل عملك.

تعامل مع مكان عملك كموقع للإنتاج .

هيئ ذهنك للتفكير في مكتبك كمكان لإنجاز المهام، فكر باستمرار بهذه الطريقة، وستجد نفسك أكثر إنتاجاً كلما تواجدت هناك.

خصص مكان آخر للأعمال والأحداث والأنشطة الأقل أهمية. واجعل مكان عملك حصرياً للأنشطة الأكثر أهمية.

التخطيط:

جهز قائمة بالمهام التى يجب إنجازها ، أدرج بها كل الأفكار التى ترد لذهنك ، تكمن الفكرة في أن تدون كل شيء على الورق. لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير في أحد النقاط. كل ما عليك هو الاستمرار في كتابة القائمة حتى تكتمل.

درج قائمتك تبعاً للأهمية ، وأسهل طريقة هى تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية:

أ ـ عاجل وهام.

ب ـ هام وليس عاجل.

ج ـ لا هام ولا عاجل.

اتخاذ الوقت اللازم لتحديد الأولويات سيساعدك على إنجاز المهام واحدة تلو الأخـرى، دون التوقف لتحديد أهمية الخطوات لإنجاز المهمة.

خمن بإحساسك أكثر الخطوات أهمية، فإنه نادراً ما يخذلك.

قم وببساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجة بالقائمة ، اسأل نفسك ” ما هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن أسقطت هذه كلياً من القائمة ؟.

وإن رأيت أنك تستطيع تحمل النتائج دون خسارة، احذفها فوراً.

أجّل المهام غير الملحة لصالح الأكثر إلحاحاً ،فليس من الضرورى عمل كل شيء الآن.

أحياناً يعطل العمل من قبل العاملين أو المشتركين أو المستفيدين أنفسهم. احذف ما استطعت، ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الأكثر إلحاحاً لإنجاز المهمة.

طور عادة تدوين خطة على الورق لإنجاز المهام، سواء كانت كبيرة أم صغيرة .

ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا، عمل بسيط لكن فعال جداً.

استثمار الوقت عامل مطلوب لإنجاز كل مهمة على قائمتك ، احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلات والتخطيط .. إلخ.

لا تنسى إضافة وقت ضائع للوقت الفعلى لإنجاز هذه المهام.

توقف وفكر فيما تخطط له ، كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟

استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك ، فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد.

حدد أهدافك ، اكتبها واجعلها أمامك. حدد ما تعمل من أجله.

سجل أهدافك في خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار. ثم ضع تسلسل زمنى منطقى لإنجاز كل هدف.

ضع خطه مرنه لكل مشروع ، سجل الهدف المراد إنجازه في قمة القائمة. يمكن تقييم كل مهمة إلى خطوات لكل منها ميعاد نهائى لإنجازها.

الفكرة من الخطة المرنة هى أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر، وفي كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية.

تزودك الخطة المرنة بحلول للمواقف الحرجة مما يؤدي مباشرة لإنجاز مهمتك.

خطط لكل ساعة من عملك اليومى ، حدد أوقات لمهام جدولك اليومى ، أعطِ لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها.

استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية ، وإذا انتهيت من المهمة مبكراً، ابدأ مباشرة في إنجاز التالية.

استغل الأوقات التى تكون فيها في ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحاً.

وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة، كلما أصبحت أكثر مهارة في تحديد الوقت المطلوب.

استعد جيداً قبل كل اجتماع ، ضع هدفًا محددًا لكل اجتماع. اجعل المجتمعين متوقعين بالضبط ما هو المطلوب من كل منهم.

أخطرهم بجدول الأعمال مسبقاً، وبهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية.

قبل نهاية الاجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهمته السابقة ويكلف بمهمة جديدة.

أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء الاجتماع في الوقت المحدد.

ركز. حتى وإن كنت مطالبًا بإنجاز مشروع، يجب أن تعمل على زيادة مجهودك.

هناك الكثير من الإغراءات التى تصرف انتباهك ، الكثير من الأشياء الشيقة لتعملها، والأماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم، فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى. لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية، هكذا ببساطة.

في نهاية اليوم اقضِ 10 دقائق للتحضير لعمل الغد. اكتب قائمة بأولويات اليوم التالى مسبقاً. سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً في الصباح. إتباع هذه الاستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية.

حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة. عندما تبدأ في إنجاز المهام، فإنك تحتاج للعمل دون أى عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع.

قسم الأهداف إلى مهام أساسية.

لا يهم إن كان الهدف كبيراً أم صغيراً.. تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى ما كنت تحلم به. إذا فشلت في عمل هذا، ستصبح أهدافك أحلاماً بعيدة المنال.

أعطِ كل مهمة الوقت الكافي لإنجازها، هذه هى الطريقة الصحيحة. إنك تحتاج لإنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى لا تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد. فلن تستفيد شيئاً من تكرار العمل مرتين.

حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ ، خذ وقتك في عمل خلاصة سريعة للمشروع.

قسمه إلى خطوات ، وقم بتحديد الوقت ، دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير ، فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لإنجازه بنجاح.

ندى فنري

أديبة / صحفية